Когато създадох „Нестандартни идеи“ категорично реших, че няма да възприемам хората, които поръчват от мен украси, като клиенти. Казах си, че те ще бъдат мои гости – все пак те „посещават“ сайта и Фейсбук страницата ми. Това негласно споразумение, което сключих със самата себе си, беше продиктувано преди всичко от вярата, че ако финансовият мотив е водещ в отношенията ми с хората, той ще изтрие като гумичка емоцията и страстта, които влагам в начинанието си.
Разбира се, търговският момент е необходимото зло, от което никой не може да избяга. И съвсем скоро ми стана ясно, че дори и аз да демонстрирам уважение към хората, които ми изпращат запитване за изработка на декорация и да ги третирам като свои гости, то в един момент се повдига въпроса за плащането. Или казано по друг начин: човек и добре да живее (и твори), рано или късно се сблъсква с едно чудовище, което съвсем невъзмутимо унищожава куп прекрасни идеи, родени от въображението на хората като мен, и те никога не се осъществяват – страшилището, наречено бюджет!
Във време, в което сме на един клик разстояние от всяка информация, е изключително лесно всеки да си направи сам украсата за празника. Членувам в различни Фейсбук групи за ръчна изработка и идеи тип „направи си сам“ и ставам свидетел на това как масово се обменя опит за самостоятелно създаване на парти декорация – семпла, направена с изключително старание, минимален бюджет и отделено много лично време. И когато една дама вложи съвсем ниска сума за балонена арка, създадена у дома, а след това в агенция й предложат цена от поне 120 лв., то сблъсъкът е неминуем и в пространството започва да се носи познатия на всички рефрен „тези дерат кожи“.
Най-общо, бюджетът се формира, като се правят калкулации в две основни направления, които аз за себе си съм нарекла материални и нематериални.
✨ Като материални измерения на бюджета се калкулират:
– наем за инвентар и оборудване – това са всички елементи, които се предоставят за създаване на декорацията, а след приключване на събитието се връщат на агенцията;
– изработка или осигуряване на персонализирани елементи, които след приключване на събитието не се връщат на агенцията;
✨ Като нематериални измерения на бюджета се калкулират:
– времето, отделено за организиране на партито – консултации, разговори, уточнения, срещи на място, срещи с подизпълнители;
– труд – декорирането на място в деня на събитието, както и събиране на инвентара след приключване на празненството;
– транспорт до мястото на провеждане на събитието плюс транспорт след приключване на празника за събиране на декорацията.
– ЕКСПЕРТИЗА – умишлено пиша с главни букви, защото смятам, че това е всъщност най-важният детайл от украсата, за който плаща всеки клиент. Експертизата на декоратора не се постига с магическа пръчица – тя е резлутат от безброй вложени часове и средства за обучение, самообучение, експериментиране с материали и какво ли още не. Но само така един декоратор може да се бори с провала, който ни преследва на всяка крачка! Да умееш да прецениш къде да поставиш декорацията, така че да устои на порив на вятъра, да не е срещу слънцето, за да не провалиш снимките на фотографа, да подредиш инвентара така, че да се вижда всеки един елемент, да не ти прозират ластиците, с които си изпънал винила, да нямаш дупки в балонената арка, да си изпънеш винила без гънки….. Мога да продължавам да изброявам, но – да, смятам, че ако успея да се преборя с тези подводни камъни, то аз си заслужавам хонорара, който съм си определила!
МАТЕРИАЛНИ ИЗМЕРЕНИЯ НА БЮДЖЕТА:
✨ НАЕМ ЗА ИНВЕНТАР И ОБОРУДВАНЕ
Когато говорим за украса и декори, за всички е ясно, че агенциите разполагат с инвентар, който отдават под наем. Този инвентар има стойност, а при постоянно използване и отдаване, се амортизира. Т.е. когато Вие заплащате наем, не давате пари просто за това, че използвате покривка и драперия например. В цената им се калкулира и химическото почистване след празника, а много често, след дадено събитие, те вече не могат да бъдат използвани и агенцията претърпява загуба на средства.
Разбира се, тук щекотливият въпрос е защо има разминаване в цените на наемите, които предлагат отделните агенции? В повечето случаи всичко опира до качество.
✨ Да вземем за пример цилиндрите, които се използват вместо маса при декорациите. На снимки, това са просто цилиндри, но има голямо значение от какъв материал са изработени: нашите са от метал, по-тежки са за носене, но пък са по-стабилни и по-сигурни при използване на открито. Съответно са и доста по-скъпи. Чувала съм за колеги, които използват подобен инвентар, изработен от стиропор, картон, тръби, буренца и т.н. – те са много по-евтини и по този начин могат да осигурят ниска наемна цена. Но пък съм чувала за случаи, в които подобни цилиндри са се обръщали от вятъра при празнуване на открито, тъй като са прекалено леки.
✨ Друг пример, който бих могла да дам, е за още по-актуалния кръгъл бял гръб – цените тук също варират. Много често, когато подобна декорация се прави на открито, на снимки се вижда как този бял гръб прозира – вижда се очертанието на металната конструкция или прозират ластиците, с които често се изпъва гърба. Това е неприятен прозрачен дефект, дължащ се на използван некачествен материал. Разбира се – и с по-ниска наемна цена.
✨ Печатните винили, които също се използват за гръб на декорациите, са поредния пример – логично е, че ако са поръчани от Алиекспрес, те ще бъдат по-евтини, в сравнение с тези, изработени от български рекламни агенции. Но, повярвайте ми, разликата в качеството на печата е огромно (далеч съм от мисълта, че всички рекламни агенции предлагат отличен печат, нека не бъда разбрана погрешно. Аз самата съм си патила от подобни непрофесионалисти). Когато винилът е и недобре изпънат, има гънки и блести, снимките на украсата са пред провал.
– Балонените водопади са едно от основните пера в бюджета за украси, а направата им е сложно начинание, което отнема време и усилия. Професионално изпълнените арки са с богата аранжировка от балони, не трябва да имат „дупки“ – празни пространства, където липсват балони и се вижда металната конструкция, върху която е изградена арката. Ако се вгледате внимателно във водопада, лесно можете да разберете дали декораторът си е свършил работата или си е спестил известно количество балони. Друг казус тук е качеството на балоните. Китайските варианти може и да са подходящи за създаването на арка у дома, въпреки че нямат толкова дълъг живот, но използването им е абсолютно неприемливо от уважаващите себе си агенции. За постигане на отлични резултати при изработка на арки по поърчка, се работи с италиански балони, които са качествени, издържат дълго време на различни атмосерни условия и предлагат богата цветова палитра.
Мога да продължа да давам примери, но мисля, че тук е най-важно да направим един извод: за съжаление, в повечето случаи, цената определя качеството и качеството определя цената. Разбира се, далеч съм от мисълта, че качество може да се постигне само с висока цена – ние самите предлагаме и декорирани маси за 85 лв, които изглеждат стилно и елегантно, но са без балонени арки и са създадени с много по-ограничен инвентар. Естествено е, че ако разполагате с ограничен бюджет, ще заложите на тази агенция, която ви предлага най-ниска цена. Разбира се, че дори и да разполагате с неограничени финанси, пак бихте си направили сметката. Важното е да прецените дали ниската цена обаче носи със себе си и качеството, което желаете, и правите ли компромис, като избирате тази агенция – т.е. залагате ли на нея само заради по-ниската цена? Помислете дали няма някакви уловки и дали ниската наемна цена не е просто въдичка и не носи след себе си допълнителни калкулации, които не сте очаквали. Въпросът е да направите добро проучване на работата на агенциите в населеното място, където живеете, за да прецените дали по-високата цена е просто желание за печалбарство или означава качество и висок стандарт. И дали по-ниската цена е алтруизъм и коректност или просто по-нисък и компромисен стандарт. Защото ако човешкото око може и да не забележи на момента зле изпънатия винил или намачканата драперия, то снимките не прощават. А както знаете – празникът продължава 3-4 часа, докато фотографиите от специалния ден остават завинаги.
✨ ИЗРАБОТКА НА ПЕРСОНАЛИЗИРАНИ ЕЛЕМЕНТИ
Освен инвентара, който може да бъде нает, много често се налага да изработваме персонализирани елементи като надписи, топери, фото пропсове, покани и т.н. Тук цените също варират и зависят от много фактори – един и същ топер, например, струва различно, в зависимост от това дали е изработен от обикновен картон или от брокатен картон; дали е просто парченце изрязан картон или е декориран с дребни елементи. Предвид факта, че ръчната изработка е продължителен процес, в който творецът влага значително време, тези продукти не са никак евтини. Когато цялостната парти декорация е допълнена с подобни елементи, тя придобива наистина завършен вид, но и по-висока цена. Когато след време получа запитване по снимка за подобни украси с много ръчен труд, винаги уточнявам, че бюджетът е по-висок, заради богатия набор от подобни елементи.
Ето защо изводът тук бих написала под формата на съвет: когато изпращате запитване за парти декорация с много детайли, обърнете внимание дали това са просто купени и подредени китайски фигурки или са ръчно изработени елементи, в които е вложено време, старание и скъпи крафт материали. По-високата цена винаги трябва да има обяснение – не се притеснявайте да задавате въпроси и да очаквате отговори от агентите.
НЕМАТЕРИАЛНИ ИЗМЕРЕНИЯ НА БЮДЖЕТА
✨ ВРЕМЕТО, ОТДЕЛЕНО ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА ПАРТИТО И КАЛКУЛИРАНЕ НА ТРУДА
От момента, в който осъществите първия си контакт с дадена парти агенция, до момента, в който агентите приберат и последното цветенце от декора на Вашето парти, те работят за Вас.
Каква работа върши за Вас агентът?
– организиране на първата среща – дали на място в заведението, където ще се проведе партито, или в офиса на агенцията, или просто на кафе. Преди да стигне до срещата с Вас, агентът е отделил време, за да се подготви и да Ви предложи конкретни проекти, решения и идеи;
– всекидневна комуникация в Месинджър, Вайбър или по телефона;
– срещи с подизпълнители – фирми за балони, осветление, наем на столове, маси и всякакъв такъв инвентар; срещи със сладкари, флористи и т.н.;
Всичко това е отделено време и положен труд в интерес на клиента. И той се калкулира в общия бюджет. Тук ще бъда съвсем честна и открита с Вас – има агенции, които държат този труд да им се заплати, дори ако по някаква причина събитието не се състои, като се удържа от капарото, дадено в началото на подготовката на събитието. Това вече е въпрос на политика на фирмата, а Вие бихте могли да се информирате предварително за това, като при първоначалния разговор попитате какво се случва, ако партито отпадне.
В общата калкулация агентът включва също и времето, което му отнема подреждането на декорацията в деня на събитието, както и времето, необходимо за прибиране на декорацията. Логично е, че по-сложните декори, които отнемат повече време, и са по-сложни като логистика, са по-тежко перо в даден бюджет, в сравнение с украси, които не отнемат толкова усилия за подреждането им.
НАЙ-ГОЛЯМАТА ТАЙНА ПРИ ФОРМИРАНЕ НА БЮДЖЕТА
Това, за мое огромно съжаление, е фактът, от който хората се интересуват най-малко, а той влияе в най-голяма степен при ценообразуването. И този факт се нарича сива икономика. Истината е, че масово агенциите за декорации съществуват нелегално на пазара. Те не са под шапката на фирма и съответно не са обвързани по никакъв начин с допълнителни финансови тежести. Предлагат по-ниски цени, за да печелят клиенти, поддържат изкуствено тези по-ниски цени и така подбиват пазара.
Въпреки че това не е логиката на пазарната икономика и на лоялната конкуренция, всички се съобразяваме с нея. Ето защо, когато изпращате запитване към дадена агенция, попитайте дали издават касов бон, фактура, т.е. дали са фирма. Ако действат в сферата на сивата икономика, те много лесно биха могли да подбиват пазара с по-ниски цени. Ако обаче, като нас, са фирма, издават касов бон, фактури, плащат си данъците, поддържат счетоводител и т.н., със сигурност цената им би била по-висока, защото тя калкулира в себе си и всичко това. В този случай, търговската логика сочи, че Вие ще изберете по-ниската цена, но не се разочаровайте от другата фирма, не ги обвинявайте, че „дерат кожи“, не спирайте да ги следвате в социалните мрежи и т.н.;
НЯКОЛКО СЪВЕТА ЗА ТОВА КАК ДА ОПТИМИЗИРАТЕ БЮДЖЕТА ЗА ВАШЕТО ПАРТИ ИЛИ КАК ДА ПЛАТИТЕ КОЛКОТО ЖЕЛАЕТЕ, А ДА ПОЛУЧИТЕ МНОГО ПОВЕЧЕ, ОТ КОЛКОТО ОЧАКВАТЕ
Търговският момент много често се оказва препъни камъка, който поставя осезаемата бариера в общуването с моите последователи. Ето защо, на база на опита ми в тази дейност, успях да формулирам няколко съвета за това как да оптимизирате бюджета за Вашето парти и как да платите колкото желаете, а да получите много повече, от колкото очаквате!
– Помислете за бюджета, който можете да отделите, още преди да се свържете с агенцията. Когато имате ясна представа за средствата, с които разполагате, или поне с финансовия диапазон, който сте склонни да отделите за партито, тогава ще можете да водите ясни преговори с екипа на агенцията и ще улесните тяхната работа. Опитът ми показва, че когато един клиент заяви ясно финансовите параметри на украсата, нашата работа се улеснява значително. Повярвайте ни – винаги сме на Ваша страна! Ние имаме най-голям интерес Вашата парти маса да бъде перфектна, защото тя ще говори за нас и нашите възможности много повече, отколкото хиляди думи. Така че доверете ни се – в предложението си към Вас ние ще бъдем изключително гъвкави и ще се постараем да получите възможно най-много от нас!
– Доверете се на предишния опит на фирмата – много често получавам запитвания за цена по снимка, свалена от Интернет и смятам това за най-грешния начин за стартиране на комуникация с една агенция. Според мен верният въпрос е „Правили ли сте нещо подобно и на каква цена?“. И знаете ли къде се крие разликата между двата въпроса? Когато една фирма за украси има предишен опит с интерпретацията на дадена тема, това означава, че тя вече има наличен инвентар. А това пък вече означава, че може да ви даде по-ниска цена, тъй като не се налага да прави инвестиция за съвсем нов проект. Снимката, която сте си харесали, би могла да бъде просто отправна точка, но съгласете се – едно е да пресъздадеш по нов начин проект, по който вече си работил, а съвсем друго е да изградиш чисто нова концепция за декор, с инвентар, който тепърва трябва да се набавя. Разбира се, тук всичко опира и до въображение, защото с един и същ инвентар могат да се направят различни украси и да се избегне момента на copy/paste в парти декорацията, когато един и същ декор не се променя, а се предлага на всеки клиент, пожелал дадената тема.
– Окажете се от всичко излишно, без да правите компромис – когато разполагате с по-ограничен бюджет, трябва да се доверите на агентите от фирмата за украси и да чуете техните предложения за замяна на по-скъпите елементи с по-бюджетни такива, а от въображението на декоратора зависи дали ще успее да превърне „дефекта“ в ефект. Давам Ви пример: за да се вмести в бюджета за партито, моя колежка от друга агенция ми сподели, че вместо печатен винил за под с изображение на море е използвала красив син шифон, с който е пресъздала водата и вълните. Ефектът на снимките е поразителен, клиентът е доволен, а бюджетът е спазен!
– Направете проучване: ако агенцията Ви даде висока според Вашите критерии и бюджет цена, но харесвате работата им, не се отказвайте веднага от възможността да използвате услугите на екипа. Направете проучване и в няколко рекламни агенции – какво би струвало ако поръчате директно елементите, които желаете да съставят декора ви. Когато видите реалните суми, които би следвало да заплатите, ако си поръчате директно инвентара, може би ще се убедите, че наемната цена, която Ви предлагат агентите не е чак толкова висока.