Няколко съвета, в случай, че сте решили да се възползвате от услугите на агенция за организиране и декорация на специален повод!
Формулирайте целите си преди първия контакт с агенцията – важно е да решите дали желаете пълна или само частична подкрепа за организацията на Вашето парти; дали имате нужда от декоратор на място или сами ще подредите предварително изработената украса; дали желаете агенцията да ви предостави реквизити под наем от своя асортимент, като например цилиндри, арки, винили и т.н., Това е изключително важно да се уточни след това по време на първия разговор – дали агенцията практикува подобно единично отдаване под наем, т.е. работи „на парче“ или приема само цялостни ангажименти.
Помислете за бюджет – това е втората и най-важна стъпка, която трябва да изпълните. Когато имате ясна представа за средствата, с които разполагате, или поне с финансовия диапазон, който сте склонни да отделите за партито, тогава ще можете да водите ясни преговори с екипа на агенцията и ще улесните тяхната работа. Опитът ми показва, че когато един клиент заяви ясно финансовите параметри на украсата, която очаква, нашата работа се улеснява значително. Повярвайте ни – винаги сме на Ваша страна! Ние имаме най-голям интерес Вашата парти маса да бъде перфектна, защото тя ще говори за нас и нашите възможности много повече, отколкото хиляди думи. Така че доверете ни се – в предложението си към Вас ние ще бъдем изключително гъвкави и ще се постараем да получите възможно най-много от нас!
Направете проучване – днес конкуренцията в сферата на украсите и декорациите е изключително голяма, а пазарът предлага безброй възможности за избор. При избор на агенция не се вълнувайте от броя последователи, които има страницата, нито от броя лайкове на всеки пост – това са относителни параметри, които не дават информация за таланта и професионализма на декораторите. Разгледайте добре албумите със снимки, качени в профила на агенцията или в нейния сайт – дали са от реални събития или са просто файлове, свалени от Пинтерест. Сериозните агенции поставят лого на своите снимки, пускат и видео клипове на самата украса – това е индикация, че декорът е техен. Вгледайте се отблизо в публикуваните изображения – изпънат ли е добре винила или на повечето събития е с гънки и все едно виси? Тюлената драперия на масата и основната покривка изгладени ли са или имат намачкани гънки? Ако на партито има хартиени декорации – как са изрязани, как са изработени? Търсете дребните детайли, които на пръв поглед могат да бъдат подминати, но не забравяйте едно: поводът отминава, снимките на украсата остават!
Когато сведете избора си до няколко агенции, първо проверете тяхното местоположение – когато получа запитване за цялостна декорация и украса на място, винаги започвам разговора с изречението: „Мога ли да Ви попитам в кое населено място живеете, защото ние сме във Варна?“. Да си призная честно, в 30% от случаите отговорът гласи: „Не се сетих да проверя откъде сте, но не сме във Варна“. Факт е, че ние, както и повечето ни колеги, приемаме ангажименти и извън града, в който сме ситуирани, но за съжаление дестинации като София, Пловдив и Монтана са ни доста далечJ (в момента се хваля, че съм получавала покани за организиране на партита и от тези градове).
При първия разговор с екипа на агенцията заявете очакванията и изискванията си – разкажете им накратко за Вашата визия за партито, бюджета, с който разполагате и какво бихте желали да получите срещу това. Ако датата е свободна, всеки би направил всичко възможно да Ви спечели като клиент, би Ви обяснил дали това, което желаете, може да се получи срещу сумата, която можете да отделите и ако не – да Ви предложи алтернатива. Крайното решение, разбира се, е Ваше! Случвало ми се е дама, с която работя, да е склонна да отпусне много по-голям бюджет от необходимото, за една декорация, а аз съм била човекът, който е слагал спирачките, за да постигнем баланс и украсата да не натежи; имала съм случаи, в които дама е заявявала желанието си за нещо съвсем семпло и с минимален бюджет, а ми е показвала примерни снимки на изключително пищна декорация, която чисто математически, ако не търговски, няма как да се вмести в толкова ниска сума.
Отделете поне два часа за първата си среща с представителите на агенцията – ще Ви покажем мостри от хартиите и картоните, с които ще изпълним Вашия проект, ще Ви демонстрираме тематични украси, които вече сме изработвали или пък сме създали специално за Вашето парти. Ще уточним всеки един детайл, ще Ви задаваме въпроси, които на пръв поглед може да Ви изглеждат незначителни. Повярвайте ни – след толкова организирани събития, вече знаем къде са малките подводни камъчета, които биха могли да попречат да наречем Вашето парти „перфектно“. Когато разполагаме с цялата необходима информация, сме в състояние да подготвим за Вас ценова оферта, която да Ви накара да изберете нас, защото ще сме успели да намерим максимално доброто съотношение между това, което ще заплатите и това, което ще получите от нас!
По време на разговора, една от най-важните теми е обсъждането на локацията на партито (нашата практика е да се срещаме директно в заведението). Често ми се е случвало да коментирам възможността за по-пищна украса, чието разположение изисква голямо място, а се оказва, че събитието ще се състои в заведение, което изобщо не предлага подобно пространство.
Като цяло, ето още няколко кратки съвета:
– споделяйте с Вашия агент всяка идея и хрумка относно декора и партито – никога не подценявайте идея, която можете да предложите.
– информирайте Вашия агент за абсолютно всяка промяна, която се случва – допълнително добавени или отпаднали гости; промяна в менюто; промяна на детайл по сладките лакомства или тортата. Това, което на Вас може да ви се стори маловажно, за агента е от съществено значение. Имала съм случаи, в които отпадат част от гостите, без аз да знам, а това значително улесняваше разпределението на масите за гости и съответно отваряше по-голямо пространство за украсата.
– елате с усмивка на партито в уречения час: 30 минути преди останалите гости – украсата е в наши ръце, а от Вас се изисква единствено да дойдете заредени с добро настроение! Винаги викаме рожденика и семейството му 30 минути по-рано, за да успеят да си направят снимки с декорацията, докато е още в перфектен вид. Когато гостите започват да идват, малките ръчички се изкушават да пипат украсата и тя вече не е в състоянието, в което сме Ви я предали.